Így teszi biztonságosabbá az irodai munkát az automatizáció
Az elmúlt időszakban rengeteg pozitív dolgot olvashattunk az automatizált munkafolyamatokkal kapcsolatban. Nem véletlenül, hiszen az algoritmusok képesek egyszerűbbé, hatékonyabbá és nem utolsósorban költséghatékonyabbá tenni a munkavégzést. Mindezek mellett pedig a biztonság szempontjából is nagyon sokat tehetnek vállalatunkért.
És hogy hogyan? Az automatizmus segít kiszűrni azokat a hibákat, melyek a manuális munkavégzés során bármikor bekövetkezhetnek, ezen kívül pedig a munkamorálra is jó hatással lehet.
Most részletesen is megmutatjuk azt, hogyan lehet képes bizonyos munkafolyamatok automatizálása pontosabbá, biztonságosabbá és ezáltal kifizetődőbbé tenni a mindennapos feladatok elvégzését.
A hibalehetőségek minimalizálása
A monoton munka egy külső szemlélő számára talán egyszerűnek tűnik. Ha memorizáljuk a szükséges lépéseket, csak egy kicsit kell figyelnünk, és minden rendben lesz. Igaz? Arról azonban a legtöbben megfeledkeznek, hogy a repetitív feladatok komoly koncentrációt igényelnek, ebből fakadóan nagy pszichés terheléssel járnak. Stresszesek és megterhelőek, nem meglepő tehát, hogy több hibalehetőséget hordoznak magukban, mint azt elsőre gondolnánk.
Ahol pedig a manuális munkavégzés során megtörténhet a hiba, ott általában egy idő után meg is történik. Hiszen ne feledjük, hogy tartja a mondás: tévedni emberi dolog.
A hibák persze sokszor egyszerűen orvosolhatók, azonban sajnos akadnak olyan területek, ahol egy akaratlan ballépés nehezen hozható helyre és komoly károkat okozhat. Ilyen lehet például a pénzügyi terület, ahol egy nem megfelelően iktatott számla rengeteg probléma forrása lehet. Egyetlen elütés vezethet látszólagos költségvetési hiányhoz, irreálisan nagy bevételhez, és akár egy rengeteg kellemetlenséggel járó adóellenőrzés kiindulópontja is lehet.
És ne feledjük: minél nagyobb egy cég, annál több a hibalehetőség. Éppen ezért a hatékony működés érdekében fontos, hogy amennyire csak lehet, törekedjünk a potenciális veszélyforrások megszüntetésére.
Az automatizálás többek közt ebben is segítő kezet nyújt a szervezetek számára, legyen szó akár egy kisebb vállalkozásról, akár több ezer alkalmazottal dolgozó, napi szinten több ezer feladatot ellátó cégről. Az algoritmusok ugyanis nem hibáznak. Lépésről lépésre végzik el azokat a feladatokat, amelyekre programozták őket, anélkül, hogy egyetlen lépés is kimaradna.
Az egyszerűbb munkafolyamatok esetében erre százszázalékosan önállóan, míg a komplex munkafolyamatok esetében minimális emberi beavatkozás mellett képesek, ami azt jelenti, hogy a szoftverrobotok összességében hatékonyan, pontosan, a hibalehetőségeket szinte a nullával egyenlővé téve képesek elvégezni bizonyos feladatokat. A minimális humán erőforrásnak köszönhetően mindezt rendkívül költséghatékony módon.
A megfelelő munkakörnyezet megteremtése
A legtöbb rutinmunkát végző alkalmazott a repetitív feladatokat inkább teherként fogja fel, mintsem produktív munkaként tekintene rájuk. Ez érthető, hiszen az ilyen jellegű munkák nem igényelnek kreativitást, ellenben folyamatos koncentrációt, odafigyelést és mentális igénybevételt. Ha valaki sok időt tölt ilyen jellegű feladatokkal, egy versenyképes fizetés mellett is könnyen érezheti úgy, hogy nem becsülik meg eléggé. Ez pedig hosszútávon nemcsak a munkavállalónak, de a cégnek sem jó.
Egyrészt azért, mert olyan légkört teremt, amelyben az emberek nem érzik jól magukat és nem dolgoznak szívesen. Ez pedig hosszabb távon a munkamorál gyengüléséhez vezet, ami egyenes út a termelékenység csökkenéséhez. De ha a munkamorál érezhetően nem is befolyásolja a statisztikákat, a vállalati kultúrára igen komoly negatív hatást gyakorolhat. Ilyen módon pedig a munkaerőben rejlő potenciált nem tudjuk megfelelő módon kiaknázni.
Sokan persze úgy gondolhatják, hogy az ő csapatukat kevésbé érinti egy ilyen jellegű probléma. A monotonitásról a legtöbbeknek ugyanis a gyárakban, szalag mellett végzett munka ugrik be. Azonban rossz hír, hogy az irodában végzett munka sokszor legalább ennyire monoton. Egy, a közelmúltban készült kutatás szerint a munkavállalók nem kevesebb mint 90 százalékénak kell valamilyen formában repetitív, demotiváló, unalmas feladatokkal megküzdenie.
Jó hír azonban, hogy az automatizálás segítségével képesek lehetünk ezen rutinszerűen ismétlődő munkafolyamatok többségét szoftverrobotokra bízni. Ez pedig lehetővé teszi azt, hogy a mindennapos feladatokkal járó terheket részben vagy akár teljes egészében levehessük a humán munkaerő válláról. Ez segít a dolgozók hatékony átszervezésében, illetve a mindenki számára ideális, stabil munkakörnyezet megteremtésében, ami szintén hozzájárul a napi feladatok precízebb, nagyobb odafigyeléssel és kevesebb hibával történő elvégzéséhez.
Miért érdemes a hazai cégeknek automatizálásban gondolkodniuk?
Ha spórolásról van szó, a tapasztalatok szerint hazánkban a legtöbb vállalkozás az informatikai infrastruktúrával kapcsolatos fejlesztések és a kiberbiztonság rovására igyekszik leginkább megfogni a pénzt. Ezt igazolja az is, hogy a DESI-index szerint Magyarország digitális érettség terén a 23. helyre csúszott vissza, a vállalkozások fejlettségét mutató digitális technológiák integráltsága terén pedig a 26., azaz az utolsó előtti helyen áll.
Ez a hozzáállás hosszabb távon egyértelműen káros, hiszen lassúvá és kevésbé biztonságossá teszi a munkavégzést. Arról már nem is beszélve, hogy rendkívül megnehezíti a jövőbeli fejlesztések, új technológiák integrálásának lehetőségét. Éppen ezért azok a cégek, amelyek nem fordítanak elég figyelmet (és természetesen anyagi forrást) a fejlesztésre, könnyen lemaradnak konkurenseikkel szemben a piaci versenyben.
Bizonyos munkafolyamatok automatizálása tehát több szempontból is hatékony beruházás lehet egy vállalat számára. Egyrészt gyorsabbá, gördülékenyebbé és hatékonyabbá teszi a munkavégzést. Másrészt biztonságosabbá is, hiszen minimalizálja az emberi mulasztásból adódó hibák lehetőségét. Végül pedig azért is, mert új utakat nyit a folyamatos fejlődés, a vállalkozás modernizálása felé, ami a jelenlegi piaci viszonyokat tekintve hosszútávon biztos, hogy megtérülő befektetés.
